Veel gestelde vragen

Software informatie en uitleg voor installaties en systeemgebruik.

U kunt de vragen openmaken om het antwoord te lezen. Anders kunt u ons bellen of een e-mail sturen.


De interesse van de meeste praktijkhouders ligt primair bij het bieden van de beste mondzorg aan hun patiënten. Zaken als ICT, informatiebeveiliging en privacy vindt u mogelijk ook wel belangrijk. Dit betekent echter niet dat u de zin en tijd heeft om u zich hier in die mate in te verdiepen als noodzakelijk is om te voldoen aan de wet AVG.

Om de risico’s af te dekken kunt u als praktijkhouder de grootste stap maken door vertrouwelijke data niet meer in de praktijk zelf op te slaan en te zorgen dat deze op een veilige manier benaderd kan worden op een externe locatie.
Dit is precies wat Complan u kan bieden. Complan biedt met Tandarts in de wolken een NEN 7510/ ISO 27001 gecertificeerde omgeving voor uw data aan. Met deze oplossing houdt u zelf meer tijd over voor de patiënt!

U bent er dan nog niet volledig, want natuurlijk vormen u als praktijkhouder en uw medewerkers eveneens een belangrijke risicofactor. Wanneer de technische risico’s echter zijn afgedekt, dan zijn deze risico’s ineens overzichtelijk geworden. Vaak gaat het nog om onveilige gewoontes, waarvoor vroeger geen goed alternatief was. Tegenwoordig kunnen deze gewoontes vervangen worden door een werkwijze die wel veilig is. Een deel van deze zaken kunt u binnen Novadent regelen.

Antwoord op de meest gestelde vragen vindt u in de Nieuwsbrief AVG
U kunt kostenloos een demo of oefen pakket van Novadent bij ons aanvragen.
Dit kan via het contactformulier op deze site of telefonisch via het centrale Complan nummer.

Contactformulier
In de installatie handleiding van Novadent vindt u de volledige uitleg voor het (her)installeren van Novadent. U kunt voor de installatie een Setup Cd of de laatste ontvangen Algemene update van Novadent gebruiken.
De laatste algemene update vindt u ook in de map Novadent\Updates op uw server.

Installatie handleiding
Novadent kan gekoppeld worden met de volgende externe software:

Digitale röntgensoftware:
Digora, Visiquick, Mediadent, CDR, DBSWin, Trophy/Kodak, Dimaxis, Sidexis, Vixwin, Dr Suni, Orthview, Cliniview, Raymage, Idixi, Kavo en NNT.

Overige software:
EMRRH anamnese, ZorgSom, PienSupport, PatiëntenVertellen.nl patiënten-enquête, Zorgmail, TASQ digitale orderbon, Q-bridge digitale orderbon, Impdat en Dragon Medical dicteer-software.

Hardware koppelingen:
TAPI telefoon koppeling, Florida probe periometer, Pa-On periometer, Dental R.A.T. voetmuis en T-scan digitale occlusie- en atriculatie meter.

De meeste röntgenapparatuur is ook rechtstreeks aan te sturen vanuit onze digitale röntgen-module NovaX. Een extern röntgenpakket is dan niet meer nodig.
Daarnaast zijn vanuit Novadent uiteraard vele scanners, webcams, printers, labelwriters, ticket/kaartjes-printers en barcodescanners aan te sturen.
Op alle hardware die u bij Complan aanschaft, heeft u fabrieksgarantie.
In de offerte/bevestiging wordt altijd bij de apparatuur vermeldt welke garantie van toepassing is.
Enkel op het moment van aanschaf van de hardware kan eventueel een uitbreiding van de garantie aangeschaft worden.
In onderstaand document vindt u meer uitleg over de diverse type garantie overeenkomsten.

Informatie garantie en prijzen technische dienst.
Vanaf januari 2017 beschikt Novadent over een koppeling met Zorgmail.

U kunt hiermee patiëntendossiers, verwijsbrieven, rapportages en andere correspondentie betreffende de patiënt op een wettelijk veilig bevonden wijze naar andere zorgverleners mailen.
De koppeling is niet standaard geactiveerd binnen Novadent. Zodra u een overeenkomst heeft gesloten met Zorgmail kunt u deze bij ons aanvragen. Meer over het aanvragen, de kosten en de werking van de Zorgmail koppeling binnen Novadent vindt u in onderstaand schrijven.

Handleiding Zorgmail koppeling
Uit recent onderzoek van de VvAA en KNMT blijkt dat tandartsen een kwart van hun werkweek besteden aan administratie. Het meest tijdrovend vindt men het aanvragen van machtigingen bij zorgverzekeraars.

Via het digitaal machtigingen portaal van Vecozo kunt u dit proces vereenvoudigen. De koppeling met het digitaal machtigingportaal van Vecozo is sinds eind 2013 in Novadent geïntegreerd. U heeft hiervoor een persoonlijk én systeemcertificaat met authorisatie voor het machtigingportaal voor Vecozo nodig. Zodra dit op uw computer geïnstalleerd is, kunt u hier direct gebruik vanuti Novadent gebruik van maken.

U geeft binnen Novadent aan voor welke verzekeraars u het machtigingenportaal wilt gebruiken en kunt u machtigingaanvragen vervolgens rechtstreeks vanuit de behandelkaart digitaal aanleveren.
Zie bijgevoegd document voor een stap-voor-stap instructie.

Instructie machtigingportaal
Vanaf 1 juli 2017 dient u uw declaraties voor WLZ (Wet Langdurige Zorg) patiënten digitaal aan te leveren. De papieren formulieren die tot nu toe hiervoor gebruikt werden, vervallen per deze datum. Behandelingen van vóór 1 juli 2017 dient u nog wel via deze formulieren in te dienen.
Wanneer u gebruik wilt gaan maken van digitale WLZ declaraties binnen Novadent dient u een aantal stappen te ondernemen ná verwerking van de update van juli 2017. Zie hiervoor het stappenplan.

Stappenplan WLZ declareren
In Novadent wordt een boekjaar nooit echt afgesloten, maar u dient aan het eind van het jaar wel uw financiële administratie aan te leveren bij de accountant. Deze zal om een aantal overzichten verzoeken, welke hieronder genoemd worden.
Alle ghenoemde overzichten kunt u afdrukken of exprteren naar CSV ofrmaat. CSV bestanden kunnen bijvoorbeeld in Excel ingelezen worden.

De volgende overzichten heeft u nodig voor het aanleveren van uw administratie:

Lijst openstaande posten 31-12-2018:

> Boekhouding, onderdeel Overzichten, tabblad ‘Declaraties’.
> Keuze ‘Lijst nota’s niet in jaar van verzending voldaan’.
> In Veld ‘Te controleren jaar’ jaartal ‘2018’ invoeren. Stel de periode in op 00-2018 t/m 13-2018
> Klik op [Samenstellen overzicht].


Een overzicht van alle grootboekrekeningen:
> Boekhouding, menu ’Bestand’ - ’Afdrukken grootboekkaarten’.
> Periode 00-2018 t/m 13-2018.
> Alle grootboekrekeningen en alle dagboeken.
> Klik op [Samenstellen overzicht].

Saldibalans:
> Boekhouding, onderdeel Overzichten, tabblad ‘ Saldilijsten’:
> Vinkje bij ‘Proefsaldibalans’ uit.
> Periode 00-2018 t/m 13-2018.
> Klik op [Samenstellen overzicht].

 Bij een sluitende balans heeft u geen bedrag bij 'verschil' staan.
 Heeft u wel een verschil, probeert u dan in eerste instantie het volgende:
> Boekhouding, menu Opties, Controle saldibestanden, Jaar: 2018, Start.
> Heeft u hierna nog steeds een verschil, neem dan contact op met onze helpdesk voor een oplossing.
tel. 0229 266 606/ support@complan.nl


Een nieuwe beginbalans voor 2019 invoeren:
> Boekhouding, onderdeel Invoeren boekingen, tabblad ‘Beginbalans’.
> Periode 00-2019 en dagboek Beginbalans en stuknummer 0 staat al ingesteld.
> Met de knop [Auto] kunt u eventueel de eind saldi van kas/bank/giro van vorig jaar automatisch overnemen. (alleen actief mits er nog geen beginsaldi zijn ingevoerd in 2019).
> Wilt u de beginsaldi handmatig invoeren of een beginsaldo voor een extra rekening toevoegen, dan klikt u op het Bewerk-icoon (potloodje).
> U voert als omschrijving 'beginsaldo' in en bij bedrag het beginsaldo. Voor de kas/ bank is een debet saldo een positief saldo.
> U selecteert de grootboekrekening waarbij dit beginsaldo hoort en drukt op [Volgende boekking].
> U kunt nu een volgende beginsaldo boeking toevoegen of de wijzigingen opslaan met de knop [Opslaan stuknummer]. 


Zie de handleiding onder F1: Boekhouding, Overzichten boekhouding - Eindejaarsafsluiting
Het BIG-register heeft onlangs de tandartsen in Nederland een brief gestuurd over de verplichte herregistratie.

In deze brief wordt de tandartsen gevraagd aan te tonen dat zij over een periode van vijf jaar gemiddeld 8 uur.
Per week individuele zorg hebben geleverd op het deskundigheidsgebied van de tandarts. Het BIG-register geeft in een bijlage bij deze brief een aantal voorbeelden hoe dit door tandartsen kan worden aangetoond, maar laat iedere tandarts vrij om zelf een bepaalde 'bewijsvorm' te kiezen.

Eén van die bewijsvormen die het BIG-register accepteert, is een overzicht per maand/jaar van het aantal patiënten(-behandelingen) gerelateerd aan het aantal uren dat besteed is aan patiëntenbehandeling door de betreffende tandarts (dit wordt vaak de zogenaamde urenstaat genoemd).
In onderstaande PDF kunt u lezen hoe u deze informatie in Novadent kan uitdraaien.

Herregistratie BIG register
Vanuit Novadent kunt u vanuit de patiëntenkaart per patiënt bij Vecozo de verzekeringsgegevens van de patiëntcontroleren.
U dient hiervoor op uw computer een systeemcertificaat van Vecozo geïnnstalleerd te hebben.  Zodra dit certificaat binnen de Internet Opties van Windows geïnstalleerd is, wordt dit direct herkend.
Er is geen aanvullende handeling nodig om het certificaat te koppelen.
Hieronder instructie hoe de koppeling voor Controle op Verzekeringsrecht (COV) werkt binnen Novadent.

Instructie COV koppeling

Het is ook mogelijk om alle patiënten die op een dag een afspraak hebben in één keer te controleren via de COV koppeling.
Dit doet u via het COV icoon in de werkbalk van de agenda.
Elk jaar dient u nieuwe contracten aan te maken voor verzekeraars waarmee u een overeenkomst heeft.

De contracten werken niet met terugwerkende kracht! Behandelingen die zijn ingevoerd voordat het contract is aangemaakt, worden dus ook niet volgens contract gedeclareerd, maar rechtstreeks aan de patiënt.

Aanmaken contracten:
Contracten maakt u aan in onderdeel Verzekeraars. U selecteert hier de verzekeraar en klikt op [Contracten]. Onderin het scherm klikt u op [Nieuw].
U voert voor het nieuwe contract (eventueel) het contractnummer, de ingangs- en einddatum aan en vinkt de behandelaars aan waarvoor het contract geldt.
De overige opties zijn afhankelijk van de inhoud van uw contract. Er zijn diverse type contracten.

Contract jeugdzorg:
Bij dit contract mag u alle behandelingen voor jeugdpatiënten welke uit de basisverzekering vergoed worden rechtstreeks aan de zorgverzekeraar aanleveren.
U stelt de leeftijd in op 0 t/m 17 en vinkt de optie ‘Declaratiebestanden versturen via Vecozo declaratie portaal’ aan. U slaat op.
Mag u ook overige behandelingen voor jeugd patiënten rechtstreeks aanleveren (orthodontie bijvoorbeeld) dan zet u ook een vinkje bij ‘Clearing: Volledige clearing’.

Contract basisverzekering:
Bij dit contract mag alle behandelingen welke uit de basisverzekering vergoed worden rechtstreeks aan de verzekeraar aanleveren. Dit houdt in behandelingen voor jeugdpatiënten en bepaalde prothese codesen gemachtigde behandelingen voor volwassenen. Deze behandelingen krijgen bij invoer in de behandelkaart het tarief in de kolom Verz.
U stelt bij het contract de leeftijd in op 0 t/m 999 en vinkt de optie ‘Declaratiebestanden versturen via Vecozo declaratie portaal’ aan. U slaat op.

Clearing contract:
Bij dit contract mag u alle behandelingen, ongeacht de vergoeding rechtstreeks aan de verzekeraar aanleveren. Het debiteurenrisico wordt door de verzekeraar overgenomen. De eigen bijdrage en het niet verzekerd deel wordt door de verzekeraar bij de patiënt in rekening gebracht.
U stelt in het contract de leeftijd in op 0 t/m 999 en zet een vinkje bij de optie ‘Declaratiebestanden versturen via Vecozo declaratie portaal’ en bij ‘Clearing: Volledige clearing’. U slaat op.

Contract verzekerd deel (basis + av):
U levert alleen het verzekerd deel aan bij de zorgverzekeraar. De eigen bijdrage of het niet verzekerd deel brengt u zelf in rekening bij uw patiënt. De verzekeraar neemt het debiteuren risico dus niet over.

Instellen contract:
U stelt in het contract de leeftijd in op 0 t/m 999 en zet een vinkje bij de optie ‘Declaratiebestanden versturen via Vecozo declaratie portaal’. U slaat op.

Aanmaken aanvullende pakketten:
Bij gebruik van dit type contract dient u binnen Novadent aanvullende pakketten aan te maken. Op de website van de betreffende verzekeraar kunt u meestal de verschillende pakketten en hun vergoedingen terugvinden.

U doet dit via onderdeel Verzekeraars, waar u de betreffende verzekeraar selecteert en op [AV pakket] klikt.
Links in het scherm heeft u een lijst van (al eerder aangemaakte) AV pakketten. U kunt de naam van een pakket wijzigen door deze te selecteren en vervolgens rechts in het scherm een andere naam in te voeren.
De inhoud van een pakket kunt u aanpassen/ aanmaken door onder ‘pakket inhoud’ op [Bewerken] te klikken. Per code of groep codes kunt u hier een percentage of bedrag invoeren. Het wordt aangeraden een percentage (bijv. 100% of 75% ) te gebruiken i.p.v. het invoeren van een bedrag zodat de inhoud van het pakket niet afhankelijk is van tariefswijzigingen.

Instellen aanvullende pakketten
Bij de patiënten van deze verzekeraar stelt u vervolgens in de patiëntgegevens behalve de verzekeraar en keuze ‘natura’ ook de juiste aanvullende verzekering van de patiënt in. (COV controle wordt aangeraden).
Aanvullend vergoede bedragen verschijnen in de behandelkaart in de kolom PAT én AV.

Max-Max tarieven
Raadpleeg voor gebruik van max-max tarieven in uw contract onze digitale handleiding onder de F1-toets, hoofdstuk Verzekeraars - Contracten en tarieven verzekeraars instellen.

Indien u gebruik maakt van Novadent op locatie:
Licentieovereenkomst                      pagina 10
Verwerkersovereenkomst                pagina 7
Contactgegevens                               Annex 2

Indien u ook gebruik maakt van Tandarts In De Wolken:
TIDW Hosting overeenkomst              pagina 9
TIDW verwerkersovereenkomst         pagina 7
Contactgegevens                                   Annex 2 

Wij vragen u alleen de door u ondertekende pagina's te retourneren. U hoeft dus niet alle overige pagina's te printen en/of te retourneren.
U mag de pagina's fotograferen of inscannen en mailen naar privacy@complan.nl
Als u wenst mag u deze ook per post aan ons versturen t.a.v. Privacy Afdeling.
Nee, dit is niet nodig.
Als er géén andere behandelaars (tandartsen, mondhygiënisten, implantologen, orthodontisten) werkzaam zijn in de praktijk, dan vult u het formulier als volgt in:

Behandelaars werkzaam voor licentiehouder: 0
Aantal behandelstoelen: Afhankelijk van uw situatie
Wij hebben gebruik gemaakt van het KNMT template en hier twee kleine aanpassingen in aangebracht.
Hetgeen wat is aangepast wordt duidelijk aangegeven in de overeenkomsten.
Als u een herinnering krijgt kan dit verschillende redenen hebben:

1. Het door u geretourneerde document is voor ons niet leesbaar. Zorgt dat u duidelijk schrijft of maak gebruik van de bijgevoegde RTF bestanden om de documenten met de computer te bewerken.
2. De formulieren zijn incompleet. Let er met name op dat u op formulier D een bedrijfsvorm kiest en indien nodig de privé adressen opgeeft van alle maten en/of vennoten. 
3. Wij hebben niet de correcte pagina's ontvangen van de licentie- en verwerkersovereenkomst.  
4. Uw formulieren zijn nog niet verwerkt, wij zijn hier druk mee bezig. Door de grote hoeveelheid formulieren die wij retour krijgen kan dit enige tijd duren.
Wij vragen u op formulier C ook het aantal uren op te geven dat de behandelaars per week werkzaam zijn.
Dit doen wij, omdat wij gereduceerde tarieven hebben o.b.v. het aantal uren dat er gewerkt wordt door behandelaars.
Elke licentiehouder krijgt de formulieren toegestuurd en wordt gevraagd deze in te vullen.
Het kan dus zijn dat u als één praktijk meerdere formulieren ontvangt, vult u deze alstublieft ook allemaal in.
Toen u de stappenplan formulieren toegestuurd kreeg zaten hier ook voorbeeld overeenkomsten bij ter informatie.
Wellicht heeft u dus per ongeluk getekend en vervolgens de definitieve overeenkomsten, inclusief correcte gegevens, ontvangen.

Webagenda

De Complan Webagenda gebruikt u gekoppeld aan ons tandarts softwarepakket Novadent.

De patiënten van uw praktijk kunnen via de webagenda een afspraak in uw praktijk maken, hun toekomstige afspraken bekijken en afspraken afzeggen.
U bepaalt als beheerder van de webagenda welke type afspraken de patiënt wel of niet kan maken en/of afzeggen en op welke dagen en tijdstippen de patiënt een afspraak bij uw praktijk kan maken.

De webagenda op deze site is een voorbeeld van een webagenda zoals hij er voor uw praktijk zou kunnen uitzien. Natuurlijk wordt deze voor uw praktijk helemaal aangepast naar de stijl van uw eigen website.

Complan
Voor vragen of een demo van onze webagenda, neem contact met ons op via nummer: 0229 - 266 606.