Veel gestelde vragen

U kunt kostenloos een demo of oefen pakket van Novadent bij ons aanvragen.
Dit kan via het contactformulier op deze site of telefonisch via het centrale Complan nummer.

Contactformulier

In de installatie handleiding van Novadent vindt u de volledige uitleg voor het (her)installeren van Novadent. U kunt voor de installatie een Setup Cd of de laatste ontvangen Algemene update van Novadent gebruiken.
De laatste algemene update vindt u ook in de map Novadent\Updates op uw server.

Installatie handleiding

De interesse van de meeste praktijkhouders ligt primair bij het bieden van de beste mondzorg aan hun patiënten. Zaken als ICT, informatiebeveiliging en privacy vindt u mogelijk ook wel belangrijk. Dit betekent echter niet dat u de zin en tijd heeft om u zich hier in die mate in te verdiepen als noodzakelijk is om te voldoen aan de wet AVG.

Om de risico’s af te dekken kunt u als praktijkhouder de grootste stap maken door vertrouwelijke data niet meer in de praktijk zelf op te slaan en te zorgen dat deze op een veilige manier benaderd kan worden op een externe locatie.
Dit is precies wat Complan u kan bieden. Complan biedt met Tandarts in de wolken een NEN 7510/ ISO 27001 gecertificeerde omgeving voor uw data aan. Met deze oplossing houdt u zelf meer tijd over voor de patiënt!

U bent er dan nog niet volledig, want natuurlijk vormen u als praktijkhouder en uw medewerkers eveneens een belangrijke risicofactor. Wanneer de technische risico’s echter zijn afgedekt, dan zijn deze risico’s ineens overzichtelijk geworden. Vaak gaat het nog om onveilige gewoontes, waarvoor vroeger geen goed alternatief was. Tegenwoordig kunnen deze gewoontes vervangen worden door een werkwijze die wel veilig is. Een deel van deze zaken kunt u binnen Novadent regelen.

Antwoord op de meest gestelde vragen vindt u in de Nieuwsbrief AVG

Complan biedt diverse klassikale cursussen aan die u ondersteunen bij het dagelijkse gebruik van onze software.
Onder begeleiding van een ervaren cursusleider verdiept u zich samen met uw collega’s in de mogelijkheden die Novadent biedt.
Daarnaast is er alle ruimte voor het oefenen van praktische vaardigheden en krijgt u verschillende handvatten mee die u direct kunt toepassen in uw praktijk.
Hierdoor bent u na afloop in staat het maximale uit Novadent te halen om zo de beste zorg voor de patiënt te leveren

Alle klassikale cursussen vinden doorgang bij minimaal 6 deelnemers.
Deze cursussen beginnen om 12:30 en eindigen om 16:30. U bent welkom vanaf 12:00. Broodjes, koffie en thee staan dan voor u klaar.
Schrijf u direct in via onze website. We zien u graag snel!

Mocht u liever de cursus op locatie ontvangen neem dan contact met ons op.
Voor meer informatie of contact kunt u mailen naar cursus@complan.nl

Novadent kan gekoppeld worden met de volgende externe software:

Digitale röntgensoftware:
Digora, Visiquick, Mediadent, CDR, DBSWin, Trophy/Kodak, Dimaxis, Sidexis, Vixwin, Dr Suni, Orthview, Cliniview, Raymage, Idixi, Kavo en NNT.

Overige software:
EMRRH anamnese, ZorgSom, PienSupport, PatiëntenVertellen.nl patiënten-enquête, Zorgmail, TASQ digitale orderbon, Q-bridge digitale orderbon, Impdat en Dragon Medical dicteer-software.

Hardware koppelingen:
TAPI telefoon koppeling, Florida probe periometer, Pa-On periometer, Dental R.A.T. voetmuis en T-scan digitale occlusie- en atriculatie meter.

De meeste röntgenapparatuur is ook rechtstreeks aan te sturen vanuit onze digitale röntgen-module NovaX. Een extern röntgenpakket is dan niet meer nodig.
Daarnaast zijn vanuit Novadent uiteraard vele scanners, webcams, printers, labelwriters, ticket/kaartjes-printers en barcodescanners aan te sturen.

In Novadent wordt een boekjaar nooit echt afgesloten, maar u dient aan het eind van het jaar wel uw financiële administratie aan te leveren bij de accountant. Deze zal om een aantal overzichten verzoeken, welke hieronder genoemd worden.
Alle genoemde overzichten kunt u afdrukken of exporteren naar CSV-formaat. CSV-bestanden kunnen bijvoorbeeld in Excel ingelezen worden.

De volgende overzichten heeft u nodig voor het aanleveren van uw administratie:

Lijst openstaande posten 31-12-2019:
U gaat naar Boekhouding, Overzichten, tabblad ‘Declaraties’.
U selecteert keuze ‘Lijst nota’s niet in jaar van verzending voldaan’.
Stel de periode in op 00-2019 t/m 13-2019 en voer in het veld ‘Te controleren jaar’ jaartal ‘2019’ in.
Klik op [Toon op scherm].
U kunt dit overzicht nu afdrukken of exporteren als CSV bestand met de knoppen rechtsboven in het scherm.

Een overzicht van alle grootboekrekeningen:
U gaat naar Boekhouding, menu ’Bestand’ - ’Afdrukken grootboekkaarten’.
U selecteert periode 00-2019 t/m 13-2019 en laat dagboeken en grootboekrekeningen op de standaard waarden (alle) staan.
Klik op [Afdrukken] of [Exporteren].

Saldibalans en Winst en verlies rekening:
U gaat naar Boekhouding, Overzichten, tabblad ‘ Saldilijsten’:
U zet het vinkje bij ‘Proefsaldibalans’ uit en stelt de periode in op 00-2019 t/m 13-2019.
Klik op [Toon op scherm].
U kunt dit overzicht nu afdrukken of exporteren als CSV-bestand met de knoppen rechtsboven.

Let op! Bij een sluitende administratie heeft u geen bedrag bij 'verschil' onderaan de saldibalans en winst- en verliesrekening staan.

Heeft u wel een verschil in uw boekhouding?
Probeert u dan in eerste instantie het volgende:
Boekhouding, menu Opties, Controle saldibestanden, Jaar: 2019, Start.
Heeft u hierna nog steeds een verschil, neem dan contact op met onze helpdesk.

Een nieuwe beginbalans voor 2020 invoeren:
U gaat naar Boekhouding, Invoeren boekingen, tabblad ‘Beginbalans’.
U selecteert periode 00-2020, dagboek Beginbalans en klikt op de knop achter stuknummer 0.
Met de knop [Auto] kunt u eventueel de eind saldi van kas/bank/giro van vorig jaar automatisch overnemen.
Let op! Deze knop is alleen actief als er nog geen beginsaldi zijn ingevoerd in 2020.

Handmatig beginsaldi toevoegen
U voert als omschrijving 'beginsaldo' in en bij bedrag het beginsaldo. Voor de kas/ bank is een debetsaldo een positief saldo.
U selecteert de grootboekrekening waarbij dit beginsaldo hoort en drukt op [Volgende boeking].
U kunt nu een volgende beginsaldo boeking toevoegen of de wijzigingen opslaan met de knop [Opslaan stuknummer].

Indien u rechtstreeks via Vecozo aan een verzekeraar wilt kunnen declareren, dient u hiervoor binnen Novadent ‘Contracten’ aan te maken. Het kan zijn dat u daadwerkelijk hiervoor een overeenkomst met de verzekeraar heeft gesloten, maar het kan ook dat de verzekeraar vrijstelling verleend voor bijvoorbeeld jeugdige verzekerden waarbij de behandeling uit de basisverzekering wordt vergoed.
Normaliter worden deze overeenkomsten ingesteld voor één jaar en dienen zij elk jaar verlengd te worden (of niet). Indien u dit jaar al rechtstreeks declareerde voor bepaalde zorgverzekeraar, dan kunt u uw bestaande contracten kopiëren voor het nieuwe jaar.


De contracten werken niet met terugwerkende kracht! Behandelingen die zijn ingevoerd voordat het contract is aangemaakt, worden dus ook niet volgens contract gedeclareerd, maar rechtstreeks aan de patiënt.

Bestaande contracten kopiëren naar het nieuwe jaar:
U gaat hiervoor naar onderdeel Verzekeraars, knop [Contracten].
Linksonder staat nu de eerste verzekeraar geselecteerd. Wanneer u hiernaar boven scrolt, kunt u kiezen voor ‘alle verzekeraars’.
U krijgt nu alle actieve contracten (van 2019) in het scherm. Wilt u de overeenkomst/ wijze van declareren ongewijzigd voortzetten dan selecteert u het contract en klikt u op [Kopie].


Aanmaken nieuwe contracten:
U gaat naar onderdeel Verzekeraars, selecteert de betreffende verzekeraar en klikt op [Contracten]. Onderin het scherm klikt u op [Nieuw].
U voert voor het nieuwe contract (eventueel) het contractnummer, de ingangs- en einddatum aan en vinkt de behandelaars aan waarvoor het contract geldt.
De overige opties zijn afhankelijk van de inhoud van uw contract. Er zijn diverse type contracten.

Contract jeugdzorg:
Bij dit contract mag u alle behandelingen voor jeugdpatiënten welke uit de basisverzekering vergoed worden rechtstreeks aan de zorgverzekeraar aanleveren.
U stelt de leeftijd in op 0 t/m 17 en vinkt de optie ‘Declaratiebestanden versturen via Vecozo declaratie portaal’ aan. U slaat op.
Mag u ook overige behandelingen voor jeugd patiënten rechtstreeks aanleveren (orthodontie bijvoorbeeld) dan zet u ook een vinkje bij ‘Clearing: Volledige clearing’.

Contract basisverzekering:
Bij dit contract mag alle behandelingen welke uit de basisverzekering vergoed worden rechtstreeks aan de verzekeraar aanleveren. Dit houdt in behandelingen voor jeugdpatiënten en bepaalde prothese codesen gemachtigde behandelingen voor volwassenen. Deze behandelingen krijgen bij invoer in de behandelkaart het tarief in de kolom Verz.
U stelt bij het contract de leeftijd in op 0 t/m 999 en vinkt de optie ‘Declaratiebestanden versturen via Vecozo declaratie portaal’ aan. U slaat op.

Clearing contract:
Bij dit contract mag u alle behandelingen, ongeacht de vergoeding rechtstreeks aan de verzekeraar aanleveren. Het debiteurenrisico wordt door de verzekeraar overgenomen. De eigen bijdrage en het niet verzekerd deel wordt door de verzekeraar bij de patiënt in rekening gebracht.
U stelt in het contract de leeftijd in op 0 t/m 999 en zet een vinkje bij de optie ‘Declaratiebestanden versturen via Vecozo declaratie portaal’ en bij ‘Clearing: Volledige clearing’. U slaat op.

Contract verzekerd deel (basis + av):
U levert alleen het verzekerd deel aan bij de zorgverzekeraar. De eigen bijdrage of het niet verzekerd deel brengt u zelf in rekening bij uw patiënt. De verzekeraar neemt het debiteuren risico dus niet over.

Instellen contract:
U stelt in het contract de leeftijd in op 0 t/m 999 en zet een vinkje bij de optie ‘Declaratiebestanden versturen via Vecozo declaratie portaal’. U slaat op.

Aanmaken aanvullende pakketten:
Bij gebruik van dit type contract dient u binnen Novadent aanvullende pakketten aan te maken. Op de website van de betreffende verzekeraar kunt u meestal de verschillende pakketten en hun vergoedingen terugvinden.

U doet dit via onderdeel Verzekeraars, waar u de betreffende verzekeraar selecteert en op [AV pakket] klikt.
Links in het scherm heeft u een lijst van (al eerder aangemaakte) AV pakketten. U kunt de naam van een pakket wijzigen door deze te selecteren en vervolgens rechts in het scherm een andere naam in te voeren.
De inhoud van een pakket kunt u aanpassen/ aanmaken door onder ‘pakket inhoud’ op [Bewerken] te klikken. Per code of groep codes kunt u hier een percentage of bedrag invoeren. Het wordt aangeraden een percentage (bijv. 100% of 75% ) te gebruiken i.p.v. het invoeren van een bedrag zodat de inhoud van het pakket niet afhankelijk is van tariefswijzigingen.

Instellen aanvullende pakketten
Bij de patiënten van deze verzekeraar stelt u vervolgens in de patiëntgegevens behalve de verzekeraar en keuze ‘natura’ ook de juiste aanvullende verzekering van de patiënt in. (COV controle wordt aangeraden).
Aanvullend vergoede bedragen verschijnen in de behandelkaart in de kolom PAT én AV.

Max-Max tarieven
Raadpleeg voor gebruik van max-max tarieven in uw contract onze digitale handleiding onder de F1-toets, hoofdstuk Verzekeraars - Contracten en tarieven verzekeraars instellen.

In 2020 bieden o.a. CZ en VGZ een overeenkomst waarbij u de conventionele volledige prothese voor een 90% tarief bij de verzekeraar mag declareren. 
In de handleiding Contract tarieven Protheses instellen kunt u nalezen hoe u dit binnen Novadent kunt instellen.

Uit recent onderzoek van de VvAA en KNMT blijkt dat tandartsen een kwart van hun werkweek besteden aan administratie. Het meest tijdrovend vindt men het aanvragen van machtigingen bij zorgverzekeraars.

Via het digitaal machtigingen portaal van Vecozo kunt u dit proces vereenvoudigen. De koppeling met het digitaal machtigingportaal van Vecozo is sinds eind 2013 in Novadent geïntegreerd. U heeft hiervoor een persoonlijk én systeemcertificaat met authorisatie voor het machtigingportaal voor Vecozo nodig. Zodra dit op uw computer geïnstalleerd is, kunt u hier direct gebruik vanuti Novadent gebruik van maken.

U geeft binnen Novadent aan voor welke verzekeraars u het machtigingenportaal wilt gebruiken en kunt u machtigingaanvragen vervolgens rechtstreeks vanuit de behandelkaart digitaal aanleveren.
Zie bijgevoegd document voor een stap-voor-stap instructie.

Instructie machtigingportaal

Vanaf januari 2017 beschikt Novadent over een koppeling met Zorgmail.

U kunt hiermee patiëntendossiers, verwijsbrieven, rapportages en andere correspondentie betreffende de patiënt op een wettelijk veilig bevonden wijze naar andere zorgverleners mailen.
De koppeling is niet standaard geactiveerd binnen Novadent. Zodra u een overeenkomst heeft gesloten met Zorgmail kunt u deze bij ons aanvragen. Meer over het aanvragen, de kosten en de werking van de Zorgmail koppeling binnen Novadent vindt u in onderstaand schrijven.

Handleiding Zorgmail koppeling

Vanaf 1 juli 2017 dient u uw declaraties voor WLZ (Wet Langdurige Zorg) patiënten digitaal aan te leveren. De papieren formulieren die tot nu toe hiervoor gebruikt werden, vervallen per deze datum. Behandelingen van vóór 1 juli 2017 dient u nog wel via deze formulieren in te dienen.
Wanneer u gebruik wilt gaan maken van digitale WLZ declaraties binnen Novadent dient u een aantal stappen te ondernemen ná verwerking van de update van juli 2017. Zie hiervoor het stappenplan.

Stappenplan WLZ declareren

Sinds de invoering van de nieuwe wet AVG krijgen wij veel vragen van praktijk over het verwijderen van patiëntgegevens waarmee geen behandelrelatie meer is of op expliciet verzoek van de patiënt.
De wet zegt hierover het volgende:

In Artikel 17 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is het zogeheten recht op vergetelheid opgenomen. Dit recht houdt in dat organisaties in een aantal gevallen persoonsgegevens moeten wissen als een betrokkene (diegene van wie de organisatie gegevens verwerkt) erom vraagt.

Het recht om vergeten te worden geldt echter in principe niet voor medische dossiers. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) biedt namelijk ruimte aan nationale wetgeving. Onder meer om uitzonderingen op het recht op vergetelheid te regelen. Patiënten mogen u wel vragen om gegevens uit hun medisch dossier te verwijderen.

De bewaartermijn voor medische gegevens is minimaal 15 jaar. Volgens de wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) bedraagt de wettelijke bewaartermijn 15 jaar ‘of zoveel langer als uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit’.
Een aanvullende aantekening hierbij is dat bij jeugdigen de bewaartermijn van 15 jaar pas in gaat vanaf hun 18e levensjaar.
U bent dus niet verplicht alle patiëntgegevens na 15 jaar te verwijderen. In het kader van de AVG is echter wel te begrijpen dat vanuit sommige organisaties het advies wordt gegeven medische gegevens niet langer te bewaren dan strikt noodzakelijk en dus 15 jaar na afloop van de behandelrelatie te verwijderen.

U kunt dit in Novadent doen via de Toolbox. Verder instructies leest u in het document Oude patiëntendossiers wissen

U kunt rechtstreeks vanuit Novadent een mailing sturen aan een groep of alle patiënten.
De patiënten kunt u aanschrijven via mail, sms, een brief of een combinatie hiervan.
In de handleiding Mailing aan patiënten wordt dit stap-voor-stap uitgelegd.

Het BIG-register heeft onlangs de tandartsen in Nederland een brief gestuurd over de verplichte herregistratie.

In deze brief wordt de tandartsen gevraagd aan te tonen dat zij over een periode van vijf jaar gemiddeld 8 uur.
Per week individuele zorg hebben geleverd op het deskundigheidsgebied van de tandarts. Het BIG-register geeft in een bijlage bij deze brief een aantal voorbeelden hoe dit door tandartsen kan worden aangetoond, maar laat iedere tandarts vrij om zelf een bepaalde 'bewijsvorm' te kiezen.

Eén van die bewijsvormen die het BIG-register accepteert, is een overzicht per maand/jaar van het aantal patiënten(-behandelingen) gerelateerd aan het aantal uren dat besteed is aan patiëntenbehandeling door de betreffende tandarts (dit wordt vaak de zogenaamde urenstaat genoemd).
In onderstaande PDF kunt u lezen hoe u deze informatie in Novadent kan uitdraaien.

Herregistratie BIG register

Vanuit Novadent kunt u vanuit de patiëntenkaart per patiënt bij Vecozo de verzekeringsgegevens van de patiëntcontroleren.
U dient hiervoor op uw computer een systeemcertificaat van Vecozo geïnnstalleerd te hebben.  Zodra dit certificaat binnen de Internet Opties van Windows geïnstalleerd is, wordt dit direct herkend.
Er is geen aanvullende handeling nodig om het certificaat te koppelen.
Hieronder instructie hoe de koppeling voor Controle op Verzekeringsrecht (COV) werkt binnen Novadent.

Instructie COV koppeling

Het is ook mogelijk om alle patiënten die op een dag een afspraak hebben in één keer te controleren via de COV koppeling.
Dit doet u via het COV icoon in de werkbalk van de agenda.

In 2019 biedt VGZ een overeenkomst aan waarbij zorgverleners een met VGZ afgesproken plus-tarief voor codes uit de module Implantologie mogen declareren. Het gaat hierbij om implantologie codes en bijbehorende foto’s.
Zij bieden de overeenkomst implantologie aan met twee modules: een standaardmodule en een machtigingsvrije module. Bij de standaardmodule mag een opslag van 5% in rekening gebracht worden voor de codes opgenomen in de overeenkomst. Voor de machtigingsvrije module geldt een opslag van 10% voor deze codes.
Hoe u dit instelt, leest u in de handleiding Contract tarieven voor VGZ 2019

Indien u gebruik maakt van Novadent op locatie:
Licentieovereenkomst                      pagina 10
Verwerkersovereenkomst                pagina 7
Contactgegevens                               Annex 2

Indien u ook gebruik maakt van Tandarts In De Wolken:
TIDW Hosting overeenkomst              pagina 9
TIDW verwerkersovereenkomst         pagina 7
Contactgegevens                                   Annex 2 

Wij vragen u alleen de door u ondertekende pagina's te retourneren. U hoeft dus niet alle overige pagina's te printen en/of te retourneren.

U mag de pagina's fotograferen of inscannen en mailen naar privacy@complan.nl
Als u wenst mag u deze ook per post aan ons versturen t.a.v. Privacy Afdeling.

Als u een herinnering krijgt kan dit verschillende redenen hebben:

1. Het door u geretourneerde document is voor ons niet leesbaar. Zorgt dat u duidelijk schrijft of maak gebruik van de bijgevoegde RTF bestanden om de documenten met de computer te bewerken.
2. De formulieren zijn incompleet. Let er met name op dat u op formulier D een bedrijfsvorm kiest en indien nodig de privé adressen opgeeft van alle maten en/of vennoten. 
3. Wij hebben niet de correcte pagina's ontvangen van de licentie- en verwerkersovereenkomst.  
4. Uw formulieren zijn nog niet verwerkt, wij zijn hier druk mee bezig. Door de grote hoeveelheid formulieren die wij retour krijgen kan dit enige tijd duren.

Wij vragen u op formulier C ook het aantal uren op te geven dat de behandelaars per week werkzaam zijn.
Dit doen wij, omdat wij gereduceerde tarieven hebben o.b.v. het aantal uren dat er gewerkt wordt door behandelaars.

Elke licentiehouder krijgt de formulieren toegestuurd en wordt gevraagd deze in te vullen.
Het kan dus zijn dat u als één praktijk meerdere formulieren ontvangt, vult u deze alstublieft ook allemaal in.

Nee, dit is niet nodig.

Als er géén andere behandelaars (tandartsen, mondhygiënisten, implantologen, orthodontisten) werkzaam zijn in de praktijk, dan vult u het formulier als volgt in:

Behandelaars werkzaam voor licentiehouder: 0
Aantal behandelstoelen: Afhankelijk van uw situatie

Wij hebben gebruik gemaakt van het KNMT template en hier twee kleine aanpassingen in aangebracht.
Hetgeen wat is aangepast wordt duidelijk aangegeven in de overeenkomsten.

Toen u de stappenplan formulieren toegestuurd kreeg zaten hier ook voorbeeld overeenkomsten bij ter informatie.
Wellicht heeft u dus per ongeluk getekend en vervolgens de definitieve overeenkomsten, inclusief correcte gegevens, ontvangen.

Speciaal voor onze Tandarts in de Wolken gebruikers heeft de technische dienst een gebruikershandleiding gemaakt met de meest gestelde vragen.
Deze handleiding biedt u ondersteuning bij het dageljks werken in de cloud en courante problemen waar u mogelijk tegen aan kunt lopen.

Gebruikershandleiding TandartsInDeWolken

Verder vind u hier ook andere handleidingen en helpkaarten.

De technische dienst heeft een gebruikershandleiding opgesteld met een problemen oplossing voor courante issues bij het maken van röntgenopnamen vanuit TIDW.

Gebruikershandleiding Röntgen in TIDW

Wanneer er een nieuwe medewerker in de praktijk komt werken, heeft deze een eigen account nodig voor Tandarts In De wolken.
U kunt deze aanvragen via het Aanvraagformulier.
Wanneer het account is aangemaakt, ontvangt u van ons via de mail de gebruikersnaam en (tijdelijk) wachtwoord.